Drum prüfe wer sich bindet – Softwareauswahl in der Altenhilfe

Mit dem bisherigen Verwaltungssystem ging es so nicht weiter: Ein Komplexträger der Sozialwirtschaft wollte das Kerngeschäft in der stationären Altenhilfe mit aktueller Fachsoftware für Klientenverwaltung, Pflegemanagement und Dienstplanung neu organisieren. Imendo beriet den Träger bei der Software-Auswahl für mehr als 30 Einrichtungen. Schnell und erfolgreich.

Nach und nach gewachsen, oft kompliziert und nicht selten veraltet. Eine ausschließlich verwaltungsorientierte Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung kann auch bei einer guten Integration in die Verwaltungssysteme nicht mehr überzeugen. Medienbrüche in der Kommunikation mit der Zentrale, auf Office-Basis eigenerstellte Berichtssysteme mit parallel gepflegten Datenbestände, ein Qualitätsberichtswesen ebenfalls auf Office-Basis … So fühlt sich eine angemessene Branchenlösung für die Altenhilfe schon lange nicht mehr an!

Da ist Abhilfe gefragt! Zwei Ziele sollten mit der Einführung einer neuen Softwarelösung umgesetzt werden: Die Optimierung von Geschäftsprozessen und die IT-Einführung in der stationären Altenhilfe. Um die Softwareauswahl möglichst ergebnisorientiert und straff abzuwickeln, wurde auf die Fachkenntnis der Imendo Unternehmensberatung zurückgegriffen.

In mehreren Workshops passten das Projektteam und Imendo die Imendo-Standardlastenhefte an die spezifischen Anforderungen an. Die dadurch eingesparte Zeit kam den fachlichen und prozessorientierten Optimierungen zugute (duale Projektzielsetzung). Die Lastenhefte wurden anschließend zusammen mit den Rahmeninformationen zum Träger und zum geplanten Vorhaben an branchenbewährte Anbieter von Fachsystemen verschickt.

Imendo bereitete die Auswertung des Rücklaufs vor. Das Kernprojektteam bewertete die Kriterienerfüllung in den ausgefüllten Lastenheftwn und  konkretisierte die noch offene Fragen. Für die anschließenden Präsentationen der Hersteller wurde eine Agenda vorgegeben, inkl. der zu präsentierenden Geschäftsprozesse und der offenen Fragen.

Anbieterpräsentationen sind ein problematisches Geschäft. Wird die Vertriebsleistung oder das Produkt bewertet? Werden vergleichbare Informationen bewertet oder bleiben eher unspezifische Eindrücke? Die vorgegebene Gliederung, die offenen Fragen und die sofort an die Präsentationen anschließende gemeinsame Bewertungsrunde kristallisierten belastbare Bewertungen heraus. Sie ergaben zusammen mit den bewerteten Lastenheften ein klares und eindeutiges Votum für den Favoriten.

Auswahlergebnisse, Konzept und Zeitrahmen wurden in einer Entscheidungsvorlage an den Vorstand zusammengefasst. Schnell, gründlich und sachlich fundiert. Der gab denn auch zeitnah grünes Licht für die Vertragsverhandlungen.

Fazit: Mit einem kleinen Kernprojektteam und einer passenden Methode kann eine geeignete Software auch bei größeren Trägern effizient ausgewählt werden. Vom ersten Workshop bis zur Vorstandsentscheidung dauerte die Softwareauswahl lediglich drei Monate, die Vertragsunterschrift wurde im vierten Monat geleistet!